Personne n’aime assurer le suivi des retards de paiement des factures. Cependant, l’envoi de rappels de paiement est une tâche essentielle qui doit être réalisée de manière cohérente. Si vous ne le faites pas, votre entreprise risque de se retrouver rapidement avec une trésorerie négative.
En tant qu’indépendant, si vous êtes community manager freelance ou si vous travaillez dans les métiers du web, c’est indispensable.
Vous savez à quel point la gestion des devis, commandes et factures est vraiment chronophage par moment !
Assurer le bon suivi de sa facturation
Une bonne gestion des factures favorise la stabilité de son flux de trésorerie et contribue à réduire le stress lié à la tenue de sa comptabilité. C’est pourquoi il est essentiel pour le succès de son entreprise de disposer au minimum d’une solution de facturation.
Vous pouvez même créer une facture gratuite en ligne, ce qui permettra de gérer plus facilement votre comptabilité depuis votre ordinateur. De la sorte, vous suivrez plus efficacement vos rentrées d’argent, et/ou vos impayés. Un autre facteur important est le suivi et la gestion efficace de vos factures, car en ligne il vous sera beaucoup plus facile de demander un affacturage.
Pour que votre facturation se déroule sans problème, voici 5 conseils indispensables qui vous aideront à mieux organiser et suivre vos factures.
1. Envoyer des rappels automatiques de paiement
Un bon logiciel de gestion de factures doit vous permettre d’envoyer à vos clients des rappels automatiques de suivi des paiements. Ces rappels peuvent inclure le montant qu’ils doivent et la date limite de paiement. Vous serez alors averti si votre client ne paie pas dans le délai convenu. Vous serez également averti lorsque vous aurez reçu le paiement.
L’utilisation d’un logiciel efficace de gestion des factures peut également vous faire gagner beaucoup de temps. Comme vos rappels de paiement sont envoyés automatiquement, vous n’avez pas besoin de vérifier sans cesse si vos clients vous ont payé, puisque les paiements reçus sont également enregistrés automatiquement.
De plus, vous n’avez pas à contacter vos clients, sauf s’ils ne vous paient pas. La fonction de rappel automatique des paiements vous aidera à organiser vos factures et votre trésorerie.
2. Simplifier le processus de paiement
Un processus de paiement simplifié permet à vos clients de payer leurs factures plus facilement et plus commodément. Si vous souhaitez une gestion efficace des factures et des paiements dans les délais, rendez le processus de paiement plus facile et plus accessible pour vous et vos clients.
Trouvez une solution de gestion des factures, qui vous permette de mettre à jour vos factures en temps réel. Une autre option serait de créer un tableur ou un document auquel vous et vos clients pourriez accéder et qu’ils pourraient consulter en même temps. De cette façon, vous pouvez voir quand votre client regarde et prend connaissance de ses factures.
Outre les factures en temps réel, vous pouvez également les envoyer par courrier électronique ou par texte. Une autre bonne idée est de proposer plusieurs moyens de paiement à vos clients, telles que les paiements en ligne comme PayPal, ainsi que les cartes bancaires.
Le fait de disposer de nombreuses options de paiement encourage les clients à payer plus tôt.
3. Automatiser le traitement des factures
La technologie nous a rendu la vie beaucoup plus facile, grâce à de nombreux outils que nous utilisons dans notre quotidien personnel et professionnel.
Il est maintenant plus pratique que jamais pour vous et vos clients, d’automatiser les processus de facturation.
Ce faisant, vous transférerez automatiquement les informations nécessaires à vos clients. C’est extrêmement bénéfique pour une entreprise qui a du mal à gérer ses factures ou pour ceux qui tergiversent dans la compilation et l’envoi des factures.
Vous pouvez transférer automatiquement le traitement, la vérification, la résolution, l’approbation, le paiement et le stockage des données. En automatisant votre processus de facturation, vos factures peuvent être envoyées à tous vos clients et vérifiées en quelques clics seulement.
4. Implémenter les pénalités de retard de paiement sur vos factures
Vos clients ne paient toujours pas à temps après avoir envoyé des rappels de paiement et malgré la simplification des processus de paiement ?
Si l’automatisation du traitement des factures ne fonctionne pas, pensez à appliquer des pénalités de retard pour limiter le dépassement des délais. Vous pourrez dans certains cas faciliter la réception de vos paiements en temps et en heure.
Il existe différentes façons d’appliquer des pénalités, mais veillez toujours à le faire par petites tranches. Le but n’est pas de s’assurer des revenus complémentaires, mais de limiter les retards de paiements. Dans tous les cas, les pénalités sont régies par des lois. Si vous en appliquez, elles devront obligatoirement figurer en toutes lettres sur vos factures.
5. Soyez professionnel et poli dans le cadre de votre facturation
Il est important que vous conserviez un certain professionnalisme dans tous les aspects de votre activité, y compris la facturation. Même lorsque vous traitez avec un client « mauvais payeur » ou désagréable, il est préférable de toujours vous rappeler que les bonnes manières vous avantagent toujours, surtout à long terme.
Lorsque vous rédigez vos factures, n’oubliez pas d’insérer des formules de politesse. Par exemple, si vous demandez à votre client de payer à une date précise, écrivez : « Veuillez payer avant le 30 avril 2020 ». Ou encore : « Veuillez payer un acompte de 50 % dans les sept jours suivant la réception de la présente facture. » Restez toujours professionnel, car vous construisez et entretenez une relation durable avec vos clients.
6. Personnaliser vos factures à l’aide de modèles
Peut-être êtes-vous capable de rester organisé, de compiler vos données, de gérer efficacement vos dossiers et d’envoyer vos factures à temps. Mais vous voulez aussi que vos factures soient plus faciles à lire et qu’elles soient conçues de manière efficace. De plus ! il devrait être facile d’y ajouter des données personnalisées.
Les feuilles de calcul classiques gérées via Excel peuvent paraître de ce fait insipides et ne pas refléter votre activité et votre professionnalisme. Trouvez dés lors un moyen de personnaliser les modèles de vos factures.
Et n’ayez pas peur de mettre une touche personnelle ou d’utiliser votre créativité dans vos factures. Si vous êtes un professionnel de l’art, intégrez une partie de votre travail et de vos dessins dans la facture. Ou, peut-être n’êtes-vous pas un grand artiste mais appréciez-vous les documents uniques.
Trouvez des modèles pour pimenter le visuel de vos factures. Il en existe de nombreux en ligne et vous pourrez dans ce cas, utiliser un document ou un tableur pour les peaufiner. Il est également indispensable d’intégrer votre logo à vos factures, afin d’être plus rapidement identifié. Utilisez-le toujours et/ou pensez à faire ressortir votre identité en entête.
En conclusion sur la facturation
Le suivi des factures et des paiements est crucial pour le succès des PME et des indépendants. Les montants payés ont une incidence directe sur la trésorerie dont ils disposent pour payer leurs propres dépenses.
Une entreprise tout comme un indépendant, doit utiliser un logiciel de comptabilité professionnel pour assurer ce suivi. Une bonne solution devrait être accessible en ligne et accompagnée d’un tableau de bord. Ce dernier indiquant le montant total des factures payées et non payées, ainsi que les dépenses et les bénéfices de votre structure.
